Tanya Jawab

1. Sekretaris pimpinan adalah….orang kepercayaan atau tangan kanan pimpinan  yang tugasnya  melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. 

Sekretaris pribadi adalah………seseorang yang dipercayakan melaksanakan tugas tugas pimpinan yang bersifat pribadi.

2. Kepribadian seorang sekretaris adalah…….bisa menjaga rahasia perusahaan, disiplin, memiliki etika dan etiket yang baik, ber-empati kepada orang lain, sabar dan mampu menahan diri, pandai menyesuaikan diri, professional dalam bekerja.

3. Sikap seorang penerima tamu adalah……
- Memberi salam dan menegur tamu dengan senyum, ramah, sopan.
- Mempersilahkan tamu duduk ditempat yang telah disediakan.
- Dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu.
- Dapat mengarahkan tamu, dan memberi informasi yang dibutuhkan.
- Berikan perhatian kepada setiap tamu, dan segera ambil keputusan jika tamu ada keperluan dengan divisi lain.

     

     4. Pengelolaan surat keluar adalah……serangkaian proses penanganan surat keluar yang dikirim kepada pihak lain.

     

     5. Arsip perlu disimpan karena…..
      - Berisi data penting untuk keperluan perusahaan.
      - Memudahkan pencarian jika diperlukan.

     6. System penyimpanan arsip terdiri dari…………

-    System abjad, yaitu disusun berdasarkan abjad mulai dari huruf A sampai Z

-    System penomoran, yaitu disusun berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau badan/lembaga.

-    System tanggal, yaitu disusun berdasarkan tanggal datangnya surat

-    System wilayah, yaitu disusun berdasarkan pembagian wilayah atau alamat surat.

-    System subjek, yaitu disusun berdasarkan subjek atau kategori judul surat