Konsep Teknologi Perkantoran

KONSEP TEKNOLOGI PERKANTORAN

Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran sangat dibutuhkan.  Terutama pada pekerja profersional,  dalam  hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan  dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, dibutuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan  dalam  hal mengoperasikan  peralatan  perkantoran  sebagai alat bantu kerja.
Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak, berdampak negative ataupun positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan  teknologi yang semakin pesat serta peralatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efesiensi kerja (Job Efficiency).

A. Peranan Teknologi Perkantoran.
Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi  adalah  keseluruhan  sarana  untuk  menyediakan  barang- barang yang diperlukan  bagi kelangsungan  dan kenyamanan  hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana, teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan- akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia. Kantor adalah suatu unit orgaisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Menurut M.K Alamsyah (1990 :  2) administrasi memiliki arti sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.

Teknologi  juga penerapan  keilmuan yang mempelajari  dan   mengembangkan kemampuan  dari  suatu  rekayasa  dengan  langkah  dan  teknik  tertentu  dalam suatu   bidang. Teknologi   merupakan   aplikasi   ilmu  dan  engineering  untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia/ paling tidak memperbaiki manusia pada beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel dan operasi ketatausahaan   untuk  membantu  pimpinan.  Yang  dimaksud  tempat  adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin- mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Teknologi perkantoran dapat diartikan juga sebagai teknologi yang diaplikasikan dalama kegiatan perkantoran  yaiitu,  digunakan  untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efesien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
Dari uraian ditas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran  dalam proses pengolahan data/informasi saat ini adalah efesiensi kerja yang menyankut produktivitas.  Hal  ini  akan  terjadi  jika  kita  selalu  mengetik  /menggunakan perangkat   rakayasa   teknologi   modern,   seperti      menggunakan   perangkat computer dan sejenisnya.

B. Dampak Positif dan Dampak Negative Perkembangan Teknologi Perkantoran.
Dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat maka timbulah beberapa dampak negative dan dampak positifnya.

1. Dampak Positif.
     a) Tenaga penggeraknya.
          (1)  Mutu/ kualitas tenaga kerja meningkat.
          (2)  Disiplin dan gairah kerja naik.
          (3)  Beban tenaga dan pikiran menjadi rlatif lebih ringan.
          (4)  Pendapatan tenaga kerja meningkat.
    b)  Prosedur kerja.
          (1)  Semakin mudah.
          (2)  Semakin lancar.
          (3)  Semakin sederhana (singkat).
          (4)  Efesiensi kerja (semakin selesai).

    c) Hasil kerja: 
          (1) Kualitas produk meningkat.
          (2) Kuantitas produk meningkat.
          (3) Standar mutu tertentu terpenuhi.
          (4) Keseragaman/ keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

2. Dampak Negative.
Adapun dampak negative dari perkembangan teknologi perkantoran  yaitu:
a) Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu .
b) Memnambah pengangguran ( Tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
c) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
d) Jika terjadi pengantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-78)

C. Perlengkapan Kantor.
Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Administrasi Sekolah Menengah  dijelaskan   bahwa   yang   dimaksud   dengan   perlengkapan   ialah mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.  Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan alat/perlengkapan kantor berdasarkan jenis teknologi administrasi modern, yaitu sebagai berikut:
1. Bekal  kantor  (officesupplies)  adalah  benda-benda  yang  akan  habis  dalam pemakaiannya  sehari-hari   dikantor,  benda  tersebut  tidak  tahan  lama.
Misalnya ; kertas, karbon, pita, mesin ketik dan sebagainya.

           Gambar 1.2 Office Supplies.

2. Mesin-mesin  kantor  (office machine)  adalah segenab  alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan  tata  usaha  yang  bekerja  secara  mekanis  maupun  elektronis. Contoh: mesin cash register, mesin ketik dan mesin stensil.

 Gambar 1.3 Mesin Cash Register.

3. Peralatan  kantor  (office  appliances)  adalah  segenab  alat  yang  digunkan dalam  pekerjaan  tata usaha. Misalnya; peralatan kantor terdiri atas mesin- mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

 Gambar 1.4 Alat Tulis Kantor.

4. Perabot  kantor  (office  furniture)  adalah  benda-benda  kantor  yang  pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk untuk melaksanakan tugas tata usaha. Misalnya; Meja, kursi, lemari dan sebagainya.

Gambar 1.5  Perabot Kantor

5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya; lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak menempel di dinding.

  Gambar 1.6  Office Fixture

6. Hiasan  kantor  (office  ornament)  adalah  benda-benda  yang  dikantor  pada umumnya   untuk   menambah   suasana   yang   menyenangkan   di   kantor. Misaknya; gambar-gambar, atau foto-foto dekorasi, pot-pot dan  vas bunga.

7. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat

untuk   mengadakan   komunikasi.   Misalnya;   intercom,   telepon,   faksimile,

handphone dan sebagainya.

Gambar 1.7  Alat Komunikasi

8. Alat bantu praga adalah  alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar. Misalnya: tape recorder, video tape recorder, televise dan sebagainya.

Gambar 1.8  Tape Recorder