Sistem Analisis Administrasi

SISTEM ANALISIS ADMINISTRASI

A.  Latar Belakang.

Sistem yang merupakan serangkaian bagian-bagian yang menyatu yang tidak dapat dipisah-pisahkan karena saling berinteraksi dan berpengaruh. Kendaraan yang merupakan salah satu contoh nyata dari suatu sistem terdiri dari bagian-bagian yang menyatu. Bagian-bagian dalam kendaraan ini tidak dapat dipisah-pisahkan karena ketika ada bagian-bagian tertentu yang tidak ada, maka kendaraan tersebut tidak dapat digunakan secara maksimal. Inilah yang dimaksudkan dengan sistem yang mana terdiri dari bagian yang tidak dapat terpisahkan.

Suatu sistem juga mempunyai sifat dasar yang melekat pada sistem. Sifat-sifat inilah yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi apakah sesuatu tersebut termasuk sistem atau bukan. Selain sifat dasar, ada juga karakteristik atau ciri-ciri sistem yang dapat dipelajari serta klarifikasi sistem.

Maka dari itu, penting untuk mempelajari tentang konsep sistem dan karakteristik sistem. Hal ini akan memberikan pengetahuan kepada kita.

Diharapkan dengan adanya resume ini maka dapat memberikan informasi tentang konsep sistem dan karakteristik sistem.

B.  Rumusan Masalah.

1. Apa pengertian dari sistem ?

2. Apa saja tujuan dari sebuah sistem ?

3. Sifat dasar apa saja yang melekat pada sebuah sistem ?

4. Bagaimana karakteristik dari sebuah sistem ?

5. Bagaimana klasifikasi sistem ?

C.  Tujuan.

1. Untuk mengerti dan memahami pengertian sistem.

2. Untuk mengetahui apa saja tujuan dari sebuah sistem.

3. Untuk mengetahui dan memahami sifat dasar apa saja yang melekat pada sebuah sistem.

4. Untuk mengerti dan memahami karakteristik dari sebuah sistem.

5. Untuk mengetahui klasifikasi sistem.

A.  Pengertian Sistem.

1.    Menurut Bahasa.
Istilah sistem berasal dari kata systema dalam bahasa Yunani yang dalam bahasa Inggris berarti: whole compounded of several parts(keseluruhan yang terdiri dari berbagai macam bagian). Dengan berlangsungnya waktu, istilah sistem telah mendapatkan aneka macam arti yang berbeda-beda, guna menerangkan fenomena-fenomena biologis, mekanis, dan keorganisasian.

2.    Menurut Para Ahli.
Terdapat beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian sistem, diantaranya:

a. Menurut Gordon B. Davis (1984) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

b. Menurut Raymond Mcleod (2001) sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

c. Menurut Suartini Bambang sistem adalah kesatuan yang terdiri dari elemen-elemen yang berkaitan untuk berinteraksi satu sama lain dalam rangka menciptakan hasil atau tujuan tertentu.

d. Menurut J. Winardi (Winardi, 2002) “sebuah sistem adalah suatu konglomerasi elemen-elemen atau bagian-bagian yang saling memengaruhi (kadang-kadang secara positif, dan kadang-kadang secara negatif) dengan tujuan mencapai atau menciptakan sasaran tertentu yang dikehendaki oleh sistem yang bersangkutan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan keseluruhan yang memiliki arti utuh, didalamnya dijumpai banyak komponen yang saling berinteraksi, berpengaruh, bergantung, semuanya berproses secara simultan kearah tercapainya tujuan tertentu.

Di dalam setiap sistem, senantiasa akan dijumpai adanya unsur unsur seperti :
- masukan (input yang kadang-kadang dibagi dalam kelompok input lingkungan = environmental input dan input instrumental),
-  Proses, masukan yang diubah wujudnya (transformasi atau konversi) menjadi sebuah keluaran atau output.

Ada 2 (dua) pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

1.    Pendekatan Yang Menekankan Pada Prosedur.

Dalam pendekatan prosedur, sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Prosedur itu sendiri adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

2.    Pendekatan Yang Menekankan Pada Elemen Dan Atau Komponen Sistem.

Dalam pendekatan elemen atau komponen, sistem didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan tertentu (Cushing, Davis, Murdick, Fuller, Ross, etc). Pendekatan ini sifatnya lebih luas dan lebih banyak diterima oleh berbagai kalangan.

B. Tujuan Sistem.

Suatu sistem yang dibuat tentunya memiliki maksud dan tujuan tertentu. Sistem dibuat untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. Tujuan meliputi ruang lingkup yang luas sedangkan sasaran meliputi ruang lingkup yang sempit yang lebih dikenal pada sub sistemnya. Jadi perbedaan tujuan dan sistem terletak pada ruang lingkupnya.

Ada tiga tujuan utama yang berhubungan dengan Sistem Informasi dalam perusahaan, yaitu:

1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.

2. Untuk mendukung pengambulan keputusan manajemen.

3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani, misalnya dalam perbankan, online shop dan lain sebagainya. Tiga kata kunci yang melekat pada setiap sistem, yaitu sistem, elemen, dan tujuan/sasaran. Ketiga kata kunci tersebut dapat menjawab pertanyaan apakah hal yang sedang dihadapi merupakan sebuah sistem atau bukan.

Syarat-syarat sistem, yaitu:

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaika suatu tujuan.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

C. Sifat Dasar Sistem.

Dari uraian yang telah disajikan, telah diketahui bahwa ada sifat dasar tertentu yang mencirikan suatu sistem sebagai sebuah entitas. Sifat-sifat tersebut melekat secara umum pada semua sistem yang ada. Sifat-sifat dalam sistem itu penting untuk dijadikan landasan dalam memahami bidang teori sistem yang sedang berkembang dapat diterapkan terhadap organisasi dan manajemen pada umumnya.

1.    Perilaku yang memiliki tujuan.

Salah satu sifat pokok semua sistem adalah orientasi objektifnya dan perilaku yang memiliki tujuan. Pada umumnya, dapat dikatakan bahwa tujuan suatu sistem adalah menciptakan nilai dengan jalan mengombinasi dan memanfaatkan sumber daya dengan cara tertentu. Contohnya sebuah mobil dapat bergerak dengan menggunakan sumber daya seperti bensin atau solar, minyak pelumas, air; manusia sumber daya yang digunakan yaitu: pangan dan air, pangan, buku dll; organisasi bisnis menggunakan sumber daya yaitu: manusia, alat-alat dan peralatan serta bahan-bahan.

Nilai yang diciptakan dengan bantuan sumber daya tersebut mencerminkan tujuan sistem yang bersangkutan, contohnya manusia mempunyai tujuan sistem yang bersangkutan yaitu hidup yang diperpanjang dan kesehatan yang lebih baik, keberanian dan kesiapan fisik, mental, sumbangan untuk masyarakat dan pemuasan ego. Masing-masing sistem memiliki tujuan berganda yang masing-masing mungkin memiliki prioritas lebih tinggi dibanding dengan tujuan lain.

2.    Pengertian Wholism.

Hal yang bersifat sentral bagi konsep wholism yaitu teori yang menyatakan bahwa faktor-faktor yang mendeterminasi merupakan keseluruhan yang tidak dapat di urai adalah ide bahwa keseluruhan melebihi jumlah dari bagian-bagiannya. Ide tersebut juga merupakan landasan sinergi, atau tindakan yang kombinasi. Contoh untuk menjelaskan konsep wholism adalah seorang manusia melebihi suatu kombinasi tulang, otot, saraf dan lain-lain. Kesimpulannya bahwa, sinergi yang berkaitan dengan kemampuan bagian-bagian untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran umum bersama, untuk keseluruhan.

3.    Soal Keterbukaan Sistem.

Interaksi dengan lingkungan merupakan sebuah sifat dasar dari semua sistem terbuka. Sistem riil, sebagai sistem terbuka dijpengaruhi oleh lingkungan, tetap juga memengaruhi lingkungan. Lingkungan merupakan sumber penyuplai sumber daya yang digunakan oleh sistem terbuka dan sebagai pemakai nilai yang diciptakan oleh sistem tersebut. Sistem terbuka juga menunjukkan ciri yang disebut equifinality yang berarti bahwa suatu keadaan sistem tertentu dapap dicapai dari berbagai macam kondisi awal yang berbeda dan sebaliknya.

4.    Persoalan Transformasi.

Suatu sistem menciptakan nilai melalui jalan memanfaatkan dan mengenversi atau mentransformasi sumber daya menjadi output guna merealisasi tujuan-tujuannya. Contoh manusia mengonversi bahan pangan menjadi energi kemudian sumber energi menjadi gerakan fisik dan kegiatan mental. Kegiatan fisik dan mental tersebut menjadi kebutuhan suatu organisasi, masyarakat atau pemuas ego.

5.    Persoalan Antar Keterkaitan.

Konsep antar keterkaitan berhubungan dengan interaksi internal dan intedependensi berbagai bagian dari suatu sistem, beserta interaksi sistem yang bersangkutan dengan lingkungan. Pemmbagian tingkatan secara tradisional memusatkan perhatian pada antar keterkaitan sistem vertikal daari bearbagai bagian suatu organisasi, sedangkan sifat transformasi input-output memusatkan perhatian pada antarketerkaitan horozontal dari berbagai kesatuan fungsional yang ada.

6.    Persoalan Mekanisme Pengawasan.

Mengingat terbuka sifat suatu sistem dan keterkaitan antar bagian-bagianya, setiap sistem harus responsif terhadap lingkungan dan kemudahan internalnya. Setiap sistem harus dapat mengatur dirinya sendiri sewaktu berkembang melalui siklus kehidupan. Kebanyakan sistem nyata menunjukan lingkaran tertutup (close loop) yang memungkinkan mereka bertahan dan mengatur mereka diri sendiri.

Contoh : 

Organisasi bisnis melakukan bisnis melakukan permintaan bahan-bahan yang mekanisme kontrolnya bagian pembelian, produksi dan manajemen puncak.

D.  Karakteristik Sistem.

Sistem juga mempunyai karakteristik atau ciri-ciri, yaitu:

1.    Komponen sistem (componens).

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2.    Batasan sistem (boundary).

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan batasan ini, sistem dipandang sebagai sebuah satu kesatuan.

3.    Lingkungan luar sistem (Environment).

Yaitu yang berupa bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup yang mempengaruhi ooperasi sistem. Lingkungan luar dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan. Jika menguntungkan makan lingkungan luar tersebut harus dijaga, jika merugikan maka lingkungan luar tersebut harus dikendalikan, karena lingkungan luar yang merugikan dapat mengganggu kelangsungan hidup sistem.

4.    Penghubung siste (Interface).

Yaitu sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu sub sistem ke sub sitem lain. Keluaran sub sistem akan menjadi masukan bagi sub sistem lainnya.

5.    Masukan sistem (Input).

Yaitu energi yang dimasukkan ke dalam siste, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal (signal input). Contoh dalam unit komputer, program adalah maintance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.

6.    Keluaran sistem (Output).

Yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasi menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi sub sistem yag lain. Contoh sebuah sistem informasi, yang menjadi keluaran adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk hal-hal yang merupakan input bagi sub sistem ini.

7.    Pengolah sistem (proses).

Yaitu proses yang mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh sistem akuntansi, sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8.    Sasaran sistem (Objektive).

Suatu sistem yang harus mempunyai tujuan dan sasaran, kalau tidak maka operasi sistem tidak akan ada gunaya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika sudah mengenai tujuan dan sasaran yang telah direncanakan sebelumnya.

9.    Mekanisme pengendalian dan umpan balik.

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) yang mencuplik keluaran.

Tujuan umpan balik adalah untuk mengatur sistem agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Pada sistem informasi, umpan balik dapat diperoleh dari setiap pemakai.

a.  Program yang salah diperbaiki.

b.  Program disesuaikan dengan keluaran yang dikehendaki.

Menurut MCLeod tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi susnan dasarnya sama.

E. Klasifikasi Sistem.

Sistem mempunyai sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karenanya, sistem dapat diklarifikasikan dari berbagai sudut pandang :

1.    Sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak    tampak secara fisik. Contohnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusuhan.Sistem fisik yaitu sistem yang ada secara fisik. Contohnya sistem komputer, sitem produksi, sistem penjualan, dan lain-lain.

2.    Sistem alamiah dan sistem buatan manusia.

Sistem alamiah yaitu sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

Contohnya yaitu pemutaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.

Sistem buatan manusia yaitu sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan Human Machine System.

Contohnya sistem informasi berbasis komputer, kerena penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3.    Sistem deterministik dan sistem probabilistik.

Sistem deterministik yaitu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Contohnya sistem pemrograman dalam komputer, karena berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.

Sistem probabilistik yaitu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contohnya sistem pemilu, sistem pemerintah.

4.    Sistem terbuka dan sistem tertutup.

Sistem terbuka yaitu yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungna luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub sistem lainnya.

Contohnya sistem perdagangan.

Sistem tertutup yaitu sistem yang tidak berhubungan dan tidak diperngaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak lain dan hanya memberikan respon yang terbatas pada titik tertentu saja.

Contohnya sistem robotic, sistem arloji, ATM system, dan lain sebagainya.

A.   Kesimpulan.

Sistem merupakan keseluruhan yang memiliki arti utuh, didalamnya dijumpai banyak komponen yang saling berinteraksi, berpengaruh, bergantung, semuanya berproses secara simultan kearah tercapainya tujuan tertentu. 

Sistem memiliki 3 (tiga) tujuan utama yang berhubungan dengan Sistem Informasi dalam perusahaan, yaitu:

1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.

2. Untuk mendukung pengambulan keputusan manajemen.

3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Adapun Syarat-syarat sistem, yaitu:

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaika suatu tujuan.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

Dalam sistem terdapat sifat dasar yang melekat, diantaranya:

1. Perilaku yang memiliki tujuan.

2. Pengertian wholism.

3. Soal keterbukaan sistem.

4. Persoalan transformasi.

5. Persoalan antarketerkaitan.

6. Persoalan mekanisme pengawasan.

Sedangkan karakter dari sebuah sistem, yaitu:

1. Komponen sistem (componens).

2. Batasan sistem (boundary).

3. Lingkungan luar sistem (environment).

4. Penghubung sistem (Interface).

5. Masukan sistem (Input)

6. Keluaran sistem (Output).

7. Pengolah sistem (proses).

8. Sasaran sistem (Objektive).

9. Mekanisme pengendalian dan umpan balik.

Sistem dapat di klasifikasikan menjadi beberapa kategori, diantaranya:

1.  Sistem abstrak dan sistem fisik.

2.  Sistem alamiah dan sistem buatan manusia.

3.  Sistem deterministik dan sistem probabilistik.

4.  Sistem terbuka dan sistem tertutup.